حول اجتماعك القادم

إيداع الصور 18597265 ثانية

كنت أفكر كثيرًا في الاجتماعات مؤخرًا. منشور سيث في أحداث الشركة السنوية ألهمني لبدء صياغة هذا المنشور. بصفتي شخصًا يعمل لدى موظف واحد ، يجب أن أكون حريصًا تمامًا على عدد الاجتماعات التي أحضرها والتي لا تدر دخلاً.

كل يوم ، تتم دعوتي إلى اجتماع - عادة ما يكون فنجان قهوة أو غداء. في كثير من الأحيان ، تكون علاقات مهنية أو حتى تؤدي ، لذا فهي غير مدرة للدخل اليومولكن غدا قد يؤدي إلى شيء ما. هذه الاجتماعات مثيرة بشكل لا يصدق ... عادة تبادل الأفكار أو وضع الاستراتيجيات حول شركة أو تسويقها أو تقنية آخذة في الارتفاع.

لكن هذا يختلف تمامًا عما كنت عليه عندما كنت أعمل في شركات كبيرة تعقد اجتماعات يوميًا. الاجتماعات في الشركات باهظة الثمن ، وتقطع الإنتاجية ، وغالبًا ما تكون مضيعة للوقت. إليك نوع الاجتماعات التي تضر بثقافة العمل:

  • عقدت اجتماعات للتوصل إلى توافق في الآراء. من المحتمل أنك وظفت شخصًا مسؤولاً عن إنجاز المهمة. إذا كنت تعقد اجتماعًا لتقرر نيابة عنهم ... أو ما هو أسوأ ... لأخذ القرار بعيدًا عنهم ، فأنت ترتكب خطأ. إذا كنت لا تثق في الشخص الذي يقوم بالمهمة ، فقم بطرده.
  • اجتماعات لنشر الإجماع. هذا مختلف قليلاً ... عادة ما يتبناه صانع القرار. هو أو هي ليس واثقًا من قراره ويخشى التداعيات. من خلال عقد اجتماع والحصول على إجماع من الفريق ، فإنهم يحاولون نشر اللوم وتقليل مساءلتهم.
  • اجتماعات لعقد اجتماعات. لا يوجد شيء أسوأ من مقاطعة شخص ما في الاجتماع اليومي أو الأسبوعي أو الشهري حيث لا يوجد جدول أعمال ولا يحدث شيء. هذه الاجتماعات باهظة الثمن لشركة ما ، وغالبًا ما تكلف آلاف الدولارات.

يجب أن يكون لكل اجتماع هدف لا يمكن تحقيقه بشكل مستقل ... ربما العصف الذهني ، أو توصيل رسالة مهمة ، أو تقسيم المشروع وتعيين المهام. يجب على كل شركة أن تضع قاعدة - يجب أن يرفض المدعو الاجتماع بدون هدف وجدول أعمال.

منذ سنوات عديدة ، حضرت فصلًا عن القيادة حيث علمونا كيفية عقد الاجتماعات. قد يبدو هذا مضحكًا ، لكن تكلفة الاجتماعات للمنظمات الكبيرة كبيرة. من خلال تحسين كل اجتماع ، قمت بتوفير المال والوقت وبناء فرقك بدلاً من إلحاق الضرر بهم.

اجتماعات الفريق كان لها قائد ، أ كاتب (لتدوين الملاحظات) ، أ حارس الوقت (للتأكد من أن الاجتماع كان في الوقت المحدد) ، و أ حارس البوابة (للاحتفاظ بالموضوع). قام حارس الوقت وحارس البوابة بتبديل كل اجتماع ولهما السلطة الكاملة لتغيير الموضوعات أو وضع حد للجلسة.

تم استخدام آخر 10 دقائق تقريبًا من كل اجتماع لتطوير ملف خطة عمل. تتكون خطة العمل من 3 أعمدة - من وماذا ومتى. حدد في كل إجراء من سيقوم بالعمل ، وما هي المخرجات القابلة للقياس ، ومتى سيحصلون عليها. كانت مهمة القادة محاسبة الناس على الإنجازات المتفق عليها. من خلال وضع هذه القواعد للاجتماعات ، تمكنا من تبديل الاجتماعات من كونها متقطعة وبدأنا في جعلها منتجة.

أود أن أتحداك أن تفكر في كل اجتماع تقابله ، سواء كان ذلك يدر إيرادات ، أو ما إذا كان منتجًا ، وكيف تديره. أنا أستخدم ودية لتحديد موعد اجتماعاتي وغالبًا ما أتساءل عن عدد الاجتماعات التي سأعقدها بالفعل إذا كان عليك دفع رسوم بواسطة بطاقة الائتمان لجدولتها! إذا كان عليك أن تدفع مقابل اجتماعك القادم من راتبك ، فهل ستظل تحصل عليه؟

3 تعليقات

  1. 1

    دوغ ، أود تحديد موعد لقاء معك لمناقشة هذا الأمر أكثر. 🙂

    سمعت ذات مرة ممثلًا كوميديًا يقول إن الاجتماعات ستسير بشكل أسرع كثيرًا في الشركات الأمريكية إذا بدأ المنظم الاجتماع للتو من خلال مطالبة الجميع برفع أيديهم إذا كانوا لا يزالون يعملون على أي شيء كانوا يعملون فيه بالأمس.

  2. 2

    مشاركة رائعة! إن فلسفة "جميع الاجتماعات اختيارية" هي في الواقع دليل إرشادي لـ ROWE ، وهو ما تتمتع به شركتي منذ عامين حتى الآن. يضع الكثير منا قيمة للأشياء الخاطئة ، مثل "وقت الوجه" ، أو ملء كرسي في وقت محدد مسبقًا. تعد الاجتماعات ووقت المواجهة أمرًا رائعًا ولها قيمة في السياق الصحيح ، لكن لا ينبغي أن نسمح لهذه الأشياء بإعطائنا وهم الإنتاجية عندما لا يكون ذلك منطقيًا.

ما رأيك؟

يستخدم هذا الموقع نظام Akismet لتقليل الرسائل الضارة. تعرف كيف تتم معالجة بيانات تعليقك.