توحيد العنوان 101: الفوائد والطرق والنصائح

توحيد العنوان 101: الفوائد والطرق والنصائح

متى كانت آخر مرة وجدت أن جميع العناوين في قائمتك تتبع نفس التنسيق وكانت خالية من الأخطاء؟ أبدا ، أليس كذلك؟

على الرغم من جميع الخطوات التي قد تتخذها شركتك لتقليل أخطاء البيانات ، إلا أن معالجة مشكلات جودة البيانات - مثل الأخطاء الإملائية أو الحقول المفقودة أو المسافات البادئة - بسبب الإدخال اليدوي للبيانات - أمر لا مفر منه. في الواقع ، البروفيسور ريموند R. Panko في كتابه ورقة منشورة أوضح أن أخطاء بيانات جدول البيانات خاصةً مجموعات البيانات الصغيرة يمكن أن تتراوح بين 18٪ و 40٪.  

لمكافحة هذه المشكلة ، يمكن أن يكون توحيد العناوين حلاً رائعًا. يسلط هذا المنشور الضوء على كيف يمكن للشركات الاستفادة من توحيد البيانات ، والطرق والنصائح التي يجب أن تأخذها في الاعتبار لتحقيق النتائج المرجوة.

ما هو توحيد العنوان؟

توحيد العنوان ، أو تطبيع العنوان ، هو عملية تحديد وتنسيق سجلات العناوين بما يتماشى مع معايير الخدمة البريدية المعترف بها على النحو المنصوص عليه في قاعدة بيانات موثوقة مثل تلك الخاصة بـ خدمة بريد الولايات المتحدة (USPS).

لا تتبع معظم العناوين معيار USPS ، الذي يعرّف العنوان القياسي على أنه ، عنوان مكتوب بالكامل ، ومختصر باستخدام الاختصارات المعيارية للخدمة البريدية ، أو كما هو موضح في ملف ZIP + 4 الحالي للخدمة البريدية.

معايير العنونة البريدية

يصبح توحيد العناوين حاجة ملحة للشركات التي لديها إدخالات عناوين بتنسيقات غير متسقة أو متغيرة بسبب تفاصيل العنوان المفقودة (على سبيل المثال ، أكواد ZIP + 4 و ZIP + 6) أو أخطاء الترقيم والغلاف والتباعد والهجاء. ويرد مثال على ذلك أدناه:

عناوين بريدية موحدة

كما يتضح من الجدول ، تحتوي جميع تفاصيل العنوان على خطأ واحد أو عدة أخطاء ولا يفي أي منها بإرشادات USPS المطلوبة.

توحيد العنوان يجب عدم الخلط بينه وبين مطابقة العنوان والتحقق من صحة العنوان. في حين أن هناك تشابهًا ، فإن التحقق من صحة العنوان يتعلق بالتحقق مما إذا كان سجل العنوان يتوافق مع سجل العنوان الحالي في قاعدة بيانات USPS. من ناحية أخرى ، تتعلق مطابقة العنوان بمطابقة بيانات عنوان متشابهة للتأكد مما إذا كانت تشير إلى نفس الكيان أم لا.

فوائد توحيد العناوين

بصرف النظر عن الأسباب الواضحة لتطهير البيانات الشاذة ، يمكن أن يوفر توحيد العناوين مجموعة من الفوائد للشركات. وتشمل هذه:

  • توفير وقت التحقق من العناوين: بدون توحيد العناوين ، لا توجد طريقة للشك فيما إذا كانت قائمة العناوين المستخدمة لحملة البريد المباشر دقيقة أم لا ما لم يتم إرجاع البريد أو عدم تلقي أي ردود. من خلال تطبيع العناوين المختلفة ، يمكن توفير ساعات عمل كبيرة من خلال فحص الموظفين لمئات من عناوين البريد للتأكد من دقتها.
  • تقليل تكاليف البريد: يمكن أن تؤدي حملات البريد المباشر إلى عناوين خاطئة أو غير صحيحة يمكن أن تؤدي إلى مشاكل في الفواتير والشحن في حملات البريد المباشر. يمكن أن يؤدي توحيد العناوين لتحسين تناسق البيانات إلى تقليل رسائل البريد المرتجعة أو التي لم يتم تسليمها ، مما يؤدي إلى ارتفاع معدلات استجابة البريد المباشر.
  • التخلص من العناوين المكررة: يمكن أن يؤدي اختلاف التنسيقات والعناوين التي تحتوي على أخطاء إلى إرسال ضعف عدد رسائل البريد الإلكتروني إلى جهات الاتصال التي يمكن أن تقلل من رضا العملاء وصورة العلامة التجارية. يمكن أن يساعد تنظيف قوائم العناوين شركتك على توفير تكاليف التوصيل المهدرة.

كيفية توحيد العناوين؟

يجب أن يفي أي نشاط تطبيع العنوان بإرشادات USPS حتى يكون مفيدًا. باستخدام البيانات الموضحة في الجدول 1 ، إليك كيفية ظهور بيانات العنوان عند التطبيع.

قبل وبعد عنوان التوحيد

يتضمن توحيد العناوين عملية من 4 خطوات. هذا يتضمن:

  1. عناوين الاستيراد: جمع كل العناوين من مصادر بيانات متعددة - مثل جداول بيانات Excel وقواعد بيانات SQL وما إلى ذلك - في ورقة واحدة.
  2. بيانات الملف الشخصي لفحص الأخطاء: إجراء تنميط البيانات باستخدام لفهم نطاق ونوع الأخطاء الموجودة في قائمة العناوين الخاصة بك. يمكن أن يمنحك القيام بذلك فكرة تقريبية عن مجالات المشكلات المحتملة التي تتطلب إصلاحًا قبل تنفيذ أي نوع من التقييس.  
  3. تنظيف الأخطاء لتلبية إرشادات USPS: بمجرد اكتشاف جميع الأخطاء ، يمكنك بعد ذلك تنظيف العناوين وتوحيدها وفقًا لإرشادات USPS.
  4. تحديد وإزالة العناوين المكررة: لتحديد أي عناوين مكررة ، يمكنك البحث عن تعداد مزدوج في جدول البيانات أو قاعدة البيانات أو استخدام بالضبط أو مطابقة غامضة لإلغاء الإدخالات.

طرق توحيد العناوين

هناك طريقتان مختلفتان لتطبيع العناوين في قائمتك. وتشمل هذه:

البرامج النصية والأدوات اليدوية

يمكن للمستخدمين العثور يدويًا على البرامج النصية والوظائف الإضافية للتشغيل لتطبيع العناوين من المكتبات عبر مختلف

  1. لغات البرمجة: يمكن أن تمكّنك Python أو JavaScript أو R من تشغيل مطابقة العنوان الغامض لتحديد التطابقات غير الدقيقة للعناوين وتطبيق قواعد التوحيد المخصصة لتلائم بيانات العنوان الخاصة بك.
  2. مستودعات الترميز: يوفر GitHub قوالب التعليمات البرمجية و USPS API التكامل الذي يمكنك استخدامه للتحقق من العناوين وتطبيعها.  
  3. واجهات برمجة التطبيقات: خدمات الجهات الخارجية التي يمكن دمجها عبر API لتحليل عناوين البريد وتوحيدها والتحقق منها.
  4. الأدوات المستندة إلى Excel: يمكن أن تساعدك الوظائف الإضافية والحلول مثل YAddress أو AddressDoctor Excel Plugin أو Excel VBA Master في تحليل عناوينك وتوحيدها ضمن مجموعات البيانات الخاصة بك.

تتمثل بعض فوائد السير في هذا الطريق في أنه غير مكلف ويمكن أن يكون سريعًا في تطبيع البيانات لمجموعات البيانات الصغيرة. ومع ذلك ، فإن استخدام مثل هذه البرامج النصية يمكن أن يتفكك إلى ما يزيد عن بضعة آلاف من السجلات ، وبالتالي فهي غير مناسبة لمجموعات البيانات الكبيرة جدًا أو تلك المنتشرة عبر مصادر مختلفة.

برنامج التحقق من العنوان

يمكن أيضًا استخدام برنامج التحقق من العناوين الجاهزة والتطبيع لتطبيع البيانات. عادةً ما تأتي هذه الأدوات مع مكونات محددة للتحقق من صحة العنوان - مثل قاعدة بيانات USPS المتكاملة - ولها مكونات تنميط وتطهير بيانات خارج الصندوق جنبًا إلى جنب مع خوارزميات مطابقة غامضة لتوحيد العناوين على نطاق واسع.

من المهم أيضًا أن يحتوي البرنامج على الاكاديمية شهادة من USPS ويلبي حد الدقة المطلوب من حيث:

  • الترميز المكون من 5 أرقام - تطبيق الرمز البريدي المكون من 5 أرقام المفقود أو غير الصحيح.
  • ترميز ZIP + 4 - تطبيق الرمز المكون من 4 أرقام المفقود أو غير الصحيح.
  • مؤشر التسليم السكني (RDI) - تحديد ما إذا كان العنوان سكنيًا أم تجاريًا أم لا.
  • التحقق من نقطة التسليم (DPV) - تحديد ما إذا كان العنوان قابلاً للتسليم وصولاً إلى رقم الجناح أو الشقة.
  • خط السفر المعزز (eLOT) - رقم تسلسلي يشير إلى التواجد الأول للتسليم الذي تم إجراؤه إلى النطاق الإضافي داخل مسار الناقل ، ويشير الرمز التصاعدي / التنازلي إلى أمر التسليم التقريبي ضمن الرقم التسلسلي. 
  • ارتباط نظام تحويل العناوين القابل للتحديد (LACSLink) - طريقة آلية للحصول على عناوين جديدة للبلديات المحلية التي طبقت نظام الطوارئ 911.
  • التاليلينك® تمكن العملاء من تقديم تحسين معلومات معالجة الأعمال عن طريق إضافة معلومات ثانوية (مجموعة) معروفة إلى عناوين الأعمال ، والتي ستسمح بتسلسل تسليم USPS حيث لن يكون ذلك ممكنًا بخلاف ذلك.
  • وأكثر من ذلك ...

تتمثل المزايا الرئيسية في السهولة التي يمكن بها التحقق من بيانات العنوان المخزنة في أنظمة متباينة وتوحيدها بما في ذلك المستودعات القائمة على CRM و RDBM و Hadoop وبيانات الترميز الجغرافي لإنتاج قيم خطوط الطول والعرض.

بالنسبة للقيود ، يمكن أن تكلف هذه الأدوات أكثر بكثير من طرق تطبيع العناوين اليدوية.

ما هي الطريقة الأفضل؟

يعتمد اختيار الطريقة الصحيحة لتحسين قوائم العناوين الخاصة بك كليًا على حجم سجلات العناوين ومكدس التكنولوجيا والجدول الزمني للمشروع.

إذا كانت قائمة العناوين أقل من خمسة آلاف سجل ، فإن توحيدها من خلال Python أو JavaScript يمكن أن يكون خيارًا أفضل. ومع ذلك ، إذا كان تحقيق مصدر واحد للحقيقة للعناوين التي تستخدم البيانات المنتشرة في مصادر متعددة في الوقت المناسب هو حاجة ملحة ، فيمكن أن يكون برنامج توحيد العناوين المعتمد من CASS خيارًا أفضل.