سير العمل: أفضل الممارسات لأتمتة قسم التسويق اليوم

سير العمل

في عصر تسويق المحتوى ، وحملات PPC وتطبيقات الأجهزة المحمولة ، لا مكان للأدوات القديمة مثل القلم والورق في مشهد التسويق الديناميكي اليوم. ومع ذلك ، مرارًا وتكرارًا ، يعود المسوقون إلى الأدوات القديمة لعملياتهم الحيوية ، مما يجعل الحملات عرضة للخطأ وسوء الاتصال.

تنفيذ سير العمل الآلي هي واحدة من أذكى الطرق للتخلص من أوجه القصور هذه. مع وجود أدوات أفضل في مكانها الصحيح ، يمكن للمسوقين تحديد مهامهم الأكثر تكرارًا وتعقيدًا وأتمتةها ، مما يقلل من مخاطر الأخطاء وإنشاء شبكة أمان لمنع فقدان المستندات في صندوق الوارد. من خلال تبسيط سير العمل ، يحصل المسوقون على ساعات في أسبوعهم لتخطيط وتنفيذ حملات مفصلة بشكل أسرع وأكثر كفاءة.

الأتمتة هي نقطة انطلاق بسيطة لدفع الأنشطة المشتركة ، من مراجعات المفاهيم الإبداعية إلى الموافقات على الموازنة ، إلى المستقبل. ومع ذلك ، لا يوجد تحول بدون تحديات. هاتان اثنتان من نقاط الضعف الرئيسية التي تواجهها المؤسسات عند المضي قدمًا في أتمتة سير العمل ، وكيف يمكن للمسوقين التنقل حولهم:

  • التعليم: التبني بنجاح تكنولوجيا أتمتة سير العمل يعتمد على الحصول على دعم من القسم الكامل (أو المنظمة). أثارت التكنولوجيا المبتكرة - والأتمتة على وجه الخصوص - مخاوف بشأن الأمن الوظيفي منذ الثورة الصناعية. هذا القلق ، الذي غالبًا لا ينبع من التكنولوجيا ولكن من الخوف البسيط من المجهول ، يمكن أن يعرقل التبني قبل أن يبدأ. كلما زاد عدد قادة التسويق الذين يثقفون فرقهم حول قيمة الأتمتة ، سيكون من الأسهل تخفيف ضغوط التغيير. في بداية العملية التعليمية ، يجب وضع الأتمتة كأداة تقضي على العناصر غير المرغوب فيها لوظائف المسوقين ، وليس كآلة ستحل محل الفرد. يتمثل دور الأتمتة في إزالة المهام الوضيعة مثل سلاسل البريد الإلكتروني الطويلة خلال عملية الموافقة. تعتبر العروض التوضيحية الخاصة بالدور أو جلسات التدريب إحدى الطرق للسماح للموظفين برؤية الطرق التي سيتحسن بها يوم عملهم. إن تحديد الوقت والجهد الذي سيوفره الموظفون في المهام المشتركة مثل مراجعة التعديلات الإبداعية أو الموافقات على العقود يمنح المسوقين فهمًا ملموسًا أكثر حول كيفية تأثير التكنولوجيا على حياتهم اليومية.

    لكن التعليم لا يمكن أن ينتهي باجتماع أو تدريب لمدة نصف يوم. إن السماح للمستخدمين بالتعلم بالسرعة التي تناسبهم من خلال جلسات التدريب الفردية والموارد عبر الإنترنت يُمكّن المسوقين من تولي مسؤولية عملية التبني. في هذه الملاحظة ، يجب أن يشارك المسوقون عن كثب عند تطوير هذه الموارد. في حين أن قرار التحول الرقمي قد يأتي من أعلى إلى أسفل ومن المرجح أن يكون قسم تكنولوجيا المعلومات هو من يقوم بتطوير سير العمل ، فإن المسوقين يعرفون في النهاية حالات الاستخدام واحتياجات المشروع بشكل أفضل. إن إنشاء مواد تعليمية مصممة خصيصًا لأنشطة قسم التسويق المحددة بدلاً من المصطلحات الخاصة بتكنولوجيا المعلومات يمنح المستخدمين النهائيين سببًا لزيادة استثمارهم في جهود التبني.

  • العمليات المحددة: تنطبق قاعدة "إدخال القمامة وإخراجها" بالكامل على أتمتة سير العمل. لن تؤدي أتمتة عملية يدوية معطلة أو سيئة التحديد إلى حل المشكلة الأساسية. قبل أن يتم رقمنة سير العمل ، يجب أن تكون أقسام التسويق قادرة على تدوين عملياتها للتأكد من أن المهام الأولية تؤدي إلى الإجراءات المتسلسلة المناسبة. في حين أن معظم الشركات تتفهم سير العمل بشكل عام ، فإن هذه العمليات تتضمن عادةً عددًا من الخطوات التي تبدو صغيرة والتي يتم اتخاذها كأمر مسلم به وغالبًا ما يتم نسيانها أثناء التحول الرقمي ، على سبيل المثال ، تسعى أقسام التسويق عادةً إلى إجراء تعديلات متعددة على نسخة واحدة من الضمانات من قبل الانتقال إلى مرحلة الطباعة. ومع ذلك ، فإن الخطوات المتخذة للتوقيع والأطراف المشاركة في عملية التحرير يمكن أن تختلف اختلافًا كبيرًا عبر الإدارات المتعددة. إذا كان المسوقون قادرين على تدوين العملية الفريدة لكل مهمة ، فإن إنشاء سير العمل هو عملية بسيطة.

    تتطلب أتمتة أي عملية تجارية فهمًا عميقًا للخطوات والأفراد والحوكمة المتضمنة لتجنب الغموض الذي يمكن أن يؤثر سلبًا على النتيجة النهائية. مع وضع تقنية سير العمل موضع التنفيذ ، يجب أن يكون المسوقون حاسمين في فحص فعالية العمليات الآلية مقارنة بنظرائهم اليدوية. في أفضل السيناريوهات ، تكون أتمتة سير العمل جهدًا متكررًا يساعد أقسام التسويق على التحسين باستمرار.

فرص لا نهاية لها

يمكن أن يكون إنشاء تدفقات العمل المؤتمتة نقطة البداية لانتقال رقمي أكبر داخل مكان العمل. غالبًا ما تكون إدارات التسويق رهينة بسبب تدفقات العمل البطيئة وغير الفعالة مما يترك وقتًا أقل لتخطيط الحملة وتنفيذها. الأتمتة ، عندما يتم التخطيط لها بدقة وتنفيذها مع معرفة كاملة بالتحديات التي قد تنشأ ، هي خطوة في الاتجاه الصحيح. بمجرد أن يتم تنفيذ مهام سير العمل وتشغيلها بسلاسة ، يمكن للمسوقين البدء في الاستمتاع بالإنتاجية المتزايدة والتعاون الذي يأتي مع مهام سير العمل المؤتمتة المحددة.

SpringCM مصمم سير العمل

SpringCM مصمم سير العمل يوفر تجربة مستخدم حديثة لإعداد مهام سير العمل للإجراءات المتخذة على ملف أو مجلد أو حتى من أنظمة خارجية مثل Salesforce. أتمتة المهام الإدارية أو بدء مهام سير العمل المتقدمة أو تمييز المستندات والتقارير. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء قواعد لتوجيه مستند فردي أو مجموعة من المستندات ذات الصلة تلقائيًا إلى مجلد معين. أو حدد علامات مخصصة قابلة للبحث تتزامن مع أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) وترتبط تلقائيًا بمستندات معينة للمساعدة في التتبع وإعداد التقارير.

قالب سير عمل SpringCM

القواعد الذكية تسمح لك بالقيام بأتمتة عملية كبيرة مع القليل من الترميز أو بدون تشفير. قم تلقائيًا بتوجيه العقود أو المستندات إلى الأشخاص داخل فريقك أو خارجه. تعد تدفقات العمل المتقدمة مفيدة بشكل خاص أثناء إنشاء العقد أو المستند عندما يمكنك استخدام البيانات المحددة مسبقًا لتقليل الخطأ البشري ، والتوزيع التلقائي للموافقة ، وأرشفة الإصدارات المعتمدة بأقل قدر من تفاعل المستخدم.

يمكّن البحث الدقيق المستخدمين من تعقب المستند بسرعة من خلال البحث عن البيانات الوصفية مثل تاريخ بدء العقد أو اسم العميل. يمكنك تحديد كيفية تمييز المستندات وفقًا لاحتياجات العمل المحددة الخاصة بهم. يمكن مزامنة هذه العلامات مع CRMs لإبقاء فرق المبيعات تعمل مع نفس بيانات العميل ويمكن الاستفادة منها لتتبع العقود التي تحتوي على بنود غير قياسية أو تم التفاوض عليها.

ما رأيك؟

يستخدم هذا الموقع نظام Akismet لتقليل الرسائل الضارة. تعرف كيف تتم معالجة بيانات تعليقك.