تدريب المبيعات والتسويق

الاجتماعات: موت الإنتاجية الأمريكية

الاجتماعات في الشركات باهظة الثمن ، وتقطع الإنتاجية ، وغالبًا ما تكون مضيعة للوقت. فيما يلي ثلاثة أنواع من الاجتماعات التي تضر بإنتاجية العمل ويمكن أن تضر بالثقافة بشكل لا يمكن إصلاحه:

  • اجتماعات لتجنب المساءلة. من المحتمل أنك قمت بتعيين شخص مسؤول لإنجاز المهمة. إذا كنت تعقد اجتماعاً لتقرر لهم... أو ما هو أسوأ من ذلك... لتأخذ القرار منهم، فأنت ترتكب خطأً. إذا كنت لا تثق في الشخص الذي سيقوم بهذه المهمة، قم بطرده.
  • اجتماعات لنشر الإجماع. هذا مختلف قليلاً ... عادة ما يتبناه صانع القرار. هو أو هي ليس واثقًا من قراره ويخشى التداعيات. من خلال عقد اجتماع والحصول على إجماع من الفريق ، فإنهم يرغبون في نشر اللوم وتقليل مساءلتهم.
  • اجتماعات لعقد اجتماعات. لا يوجد شيء أسوأ من مقاطعة شخص ما في الاجتماع اليومي أو الأسبوعي أو الشهري حيث لا يوجد جدول أعمال ولا يحدث شيء. هذه الاجتماعات باهظة الثمن لشركة ما ، وغالبًا ما تكلف كل منها آلاف الدولارات.

يجب أن يكون لكل اجتماع هدف لا يمكن تحقيقه بشكل مستقل ... ربما العصف الذهني ، أو توصيل رسالة مهمة ، أو تقسيم المشروع وتعيين المهام. يجب على كل شركة أن تضع قاعدة - يجب أن يرفض المدعو اجتماعًا بدون هدف وجدول أعمال.

لماذا تمتص الاجتماعات

لماذا الاجتماعات سيئة؟ ما هي الخطوات التي يمكنك اتخاذها لجعل الاجتماعات مثمرة؟ لقد حاولت الإجابة على كل هذه الأسئلة في هذا العرض التقديمي المضحك (ولكن الصادق) في الاجتماعات التي أجريتها منذ حوالي عقد من الزمان.

هذه طريقة عرض محسنة للعرض التقديمي الذي قمت به شخصيًا. هذا العرض على اجتماعات كان قادمًا منذ فترة ، لقد كتبت عن الاجتماعات و الإنتاجية في الماضي. لقد حضرت الكثير من الاجتماعات ، وكان معظمها مضيعة للوقت.

عندما بدأت عملي الخاص ، وجدت أنني سمحت بالكثير من الوقت للتخلص من جدول أعمالي من خلال الاجتماعات. أنا الآن أكثر انضباطًا. إذا كان لدي عمل أو مشاريع لأقوم بها ، أبدأ في إلغاء الاجتماعات وإعادة جدولتها. إذا كنت تستشير شركات أخرى ، فإن وقتك هو كل ما لديك. يمكن للاجتماعات أن تأكل هذا الوقت بشكل أسرع من أي نشاط آخر تقريبًا.

في اقتصاد يجب أن تزيد فيه الإنتاجية وتتراجع الموارد ، قد ترغب في إلقاء نظرة فاحصة على الاجتماعات لإيجاد فرص لتحسين كليهما.

بعض الناس يخدشون رؤوسهم عندما أتأخر عن اجتماع أو لماذا أرفض اجتماعاتهم. يعتقدون أنه من الوقاحة أن أحضر متأخرًا ... أو لا أحضر على الإطلاق. ما لم يدركوه أبدًا هو أنني لم أتأخر أبدًا عن اجتماع جدير. أعتقد أنه من الوقاحة أنهم عقدوا الاجتماع أو دعوني في المقام الأول.

10 قواعد للاجتماعات

  1. يجب أن يكون للاجتماعات القيمة جدول أعمال يتضمن ذلك الحضور ، ولماذا كل منهم موجود ، وما هو الهدف من الاجتماع.
  2. تسمى الاجتماعات الجديرة عند الاحتياج. يجب إلغاء الاجتماعات ذات الجدول الزمني المتكرر إذا لم يكن هناك هدف سيتم تحقيقه في الاجتماع في ذلك اليوم.
  3. تجمع الاجتماعات الجديرة بالعقول الصحيحة للعمل كمسؤول فريق لحل مشكلة أو تطوير خطة أو تنفيذ حل. كلما زاد عدد الأشخاص الذين تمت دعوتهم ، زادت صعوبة الحصول على توافق في الآراء.
  4. الاجتماعات الجديرة ليست بالمكان المناسب مهاجمة أو محاولة إحراج الأعضاء الآخرين.
  5. تستحق الاجتماعات مكان احتراموالشمول والعمل الجماعي والدعم.
  6. تبدأ الاجتماعات الجديرة بمجموعة من الأهداف لإكمال وإنهاء خطة عمل لمن ، وماذا ، ومتى سيقوم بالعمل.
  7. اجتماعات جديرة بها أعضاء يحافظون على موضوع على المسار الصحيح حتى لا يضيع الوقت الجماعي لجميع الأعضاء.
  8. يجب أن يكون للاجتماعات قيمة معينة موقع هذا معروف جيدًا مسبقًا من قبل جميع الأعضاء.
  9. الاجتماعات ذات القيمة ليست المكان المناسب لتجنب المسؤولية الشخصية لعملك ومحاولة ذلك تغطية مؤخرتك (هذا هو البريد الإلكتروني).
  10. الاجتماعات الجديرة ليست بالمكان المناسب للاستعراض ومحاولة القيام بذلك الحصول على جمهور (هذا مؤتمر).

كيف يكون لديك لقاء مثمر

منذ سنوات عديدة ، حضرت فصلًا عن القيادة حيث علمونا كيفية عقد الاجتماعات. قد يبدو هذا مضحكا ، ولكن تكلفة الاجتماعات مع المنظمات الكبيرة كبيرة. من خلال تحسين كل اجتماع ، يمكنك توفير المال ، واستعادة وقت الأفراد ، وبناء فرقك بدلاً من إلحاق الضرر بهم.

كانت اجتماعات الفريق:

  • زعيم - الشخص الذي يعقد الاجتماع بهدف أو أهداف محددة في الاعتبار.
  • كاتب - شخص يقوم بتوثيق مذكرات الاجتماع وخطة العمل للتوزيع.
  • ناظما - الشخص الذي تتمثل مسؤوليته في الحفاظ على الاجتماع والأجزاء الفردية من الاجتماع في الوقت المحدد.
  • البواب - الشخص الذي تتمثل مسؤوليته في إبقاء الاجتماع والأقسام الفردية للاجتماع حول الموضوع.

تم استخدام آخر 10 دقائق تقريبًا من كل اجتماع لتطوير ملف خطة عمل. تتكون خطة العمل من ثلاثة أعمدة - من وماذا ومتى. تم تحديد في كل إجراء من سيقوم بالعمل، وما هي النتائج القابلة للقياس، ومتى سيتم إنجازها. لقد كانت مهمة القادة هي مساءلة الأشخاص عن النتائج المتفق عليها. من خلال وضع هذه القواعد للاجتماعات، قمنا بتحويل الاجتماعات من كونها متقطعة وبدأنا في جعلها منتجة.

أود أن أتحداك أن تفكر في كل اجتماع تقابله ، سواء كان ذلك يدر إيرادات ، أو ما إذا كان منتجًا ، وكيف تديره. أنا أستخدم جدولة المواعيد وكثيرًا ما أتساءل عن عدد الاجتماعات التي كنت سأعقدها بالفعل إذا كان على الأشخاص الذين دعوني دفع رسوم عن طريق بطاقة الائتمان لجدولتها! هل ستظل تمتلكه إذا كان عليك أن تدفع مقابل اجتماعك التالي من راتبك؟

Douglas Karr

Douglas Karr هو CMO من أوبن إنسايتس ومؤسس Martech Zone. ساعد دوغلاس العشرات من الشركات الناشئة الناجحة في MarTech، وساعد في العناية الواجبة بأكثر من 5 مليارات دولار في عمليات الاستحواذ والاستثمارات في Martech، ويستمر في مساعدة الشركات في تنفيذ وأتمتة استراتيجيات المبيعات والتسويق الخاصة بها. دوغلاس هو أحد خبراء التحول الرقمي المعترف بهم عالميًا وخبير ومتحدث في MarTech. دوغلاس هو أيضًا مؤلف منشور لدليل Dummie وكتاب عن قيادة الأعمال.

مقالات ذات صلة

العودة إلى الزر العلوي
اغلاق

كشف Adblock

Martech Zone قادر على تزويدك بهذا المحتوى دون أي تكلفة لأننا نستثمر موقعنا من خلال عائدات الإعلانات ، والروابط التابعة ، والرعاية. سنكون ممتنين إذا قمت بإزالة مانع الإعلانات الخاص بك أثناء عرض موقعنا.