RFP360: تقنية ناشئة لتخفيف آلام طلبات تقديم العروض

طلب تقديم العروض 360

لقد أمضيت حياتي المهنية كلها في بيع وتسويق البرمجيات. لقد جاهدت لجلب العملاء المحتملين وتسريع دورة المبيعات والفوز بالصفقات - مما يعني أنني استثمرت مئات الساعات من حياتي في التفكير في طلبات تقديم العروض والعمل عليها والاستجابة لها - شر لا بد منه عندما يتعلق الأمر بالفوز بأعمال جديدة .

لطالما شعرت طلبات تقديم العروض بأنها مطاردة ورقية لا تنتهي أبدًا - وهي عملية بطيئة للغاية تتطلب حتمًا تعقب الإجابات من إدارة المنتج ، والتعارض مع القضايا القانونية واستكشاف الأخطاء وإصلاحها مع تكنولوجيا المعلومات ، وتأكيد الأرقام مع التمويل. أولئك المألوفون يعرفون - والقائمة تطول. يقضي محترفو التسويق والمبيعات وتطوير الأعمال ساعات لا تحصى في غربلة الإجابات السابقة للأسئلة المتكررة بشكل غير فعال ، ومطاردة الردود على الأسئلة الجديدة ، والتحقق من المعلومات وطلب الموافقات مرارًا وتكرارًا. العملية معقدة وتستغرق وقتا طويلا وتشكل ضغطا على موارد أي منظمة. 

على الرغم من التطور السريع للتكنولوجيا ، بالنسبة للعديد من الشركات ، لم تتغير عملية طلب تقديم العروض كثيرًا من تجربتي في بداية مسيرتي المهنية منذ أكثر من عقد من الزمان. لا تزال فرق التسويق تستخدم العمليات اليدوية لتجميع المقترحات ، وذلك باستخدام الإجابات المأخوذة من أي عدد من المصادر التي قد تكون موجودة في جداول بيانات Excel ، ومستندات Google المشتركة ، وحتى أرشيفات البريد الإلكتروني.

ومع ذلك ، فإننا لا نتمنى بشدة أن تكون عملية طلب تقديم العروض أكثر كفاءة فحسب ، بل بدأت الصناعة في المطالبة بها ، وهو المكان الذي تقف فيه البرامج الناشئة لإحداث تأثير هائل على مشهد طلب تقديم العروض.

فوائد برنامج طلب تقديم العروض

أبعد من جعل بناء طلب تقديم العروض أقل إيلامًا ؛ يمكن أن يكون لإنشاء عملية سريعة وقابلة للتكرار لطلبات تقديم العروض تأثير مباشر على الإيرادات. هذا هو المكان الذي تدخل فيه تقنية RFP الناشئة.

يقوم برنامج RFP بتجميع الأسئلة الشائعة والاستجابات وفهرستها في مكتبة المحتوى. تعتمد معظم هذه الحلول على السحابة وتدعم التعاون في الوقت الفعلي بين مديري العروض والخبراء في الموضوع والموافقين على المستوى التنفيذي.

بالخصوص، طلب تقديم العروض 360 تمكن المستخدمين من: 

  • احفظ واعثر على المحتوى وأعد استخدامه باستخدام قاعدة معارف مخصصة
  • اعمل مع زملاء العمل في نفس الإصدار من مستند واحد
  • قم بتعيين الأسئلة وتتبع التقدم وأتمتة التذكيرات
  • أتمتة الردود باستخدام الذكاء الاصطناعي الذي يحدد الأسئلة ويختار الإجابة الصحيحة
  • قم بالوصول إلى قاعدة المعارف واعمل على المقترحات في Word و Excel و Chrome باستخدام المكونات الإضافية.

مستجيب سطح المكتب

نتيجة لذلك ، فإن مستخدمي أ طلب تقديم العروض 360أفاد حل إدارة الاقتراح أنهم كانوا قادرين على خفض إجمالي أوقات الاستجابة بشكل كبير ، وزيادة عدد طلبات تقديم العروض التي يمكنهم إكمالها ، وفي نفس الوقت ، تحسين معدلات الفوز الإجمالية.

لقد استجبنا إلى 85 بالمائة من طلبات تقديم العروض هذا العام مقارنة بالعام الماضي ، وزدنا معدل تقدمنا ​​بنسبة 9 بالمائة.

إيريكا كلاوسن لي ، مديرة الإستراتيجية في InfoMart

من خلال الاستجابات السريعة ، سيكون لديك المزيد من الفرص الشاملة لتقديم استجابات متسقة ودقيقة وفعالة من المرجح أن تكسب العمل.

تعزيز تناسق RFP

باستخدام قاعدة المعارف الخاصة بالمنصة ، يمكن للمستخدمين تخزين محتوى الاقتراح السابق وتنظيمه والبحث فيه وإعادة استخدامه بسهولة ، مما يمنحهم السبق في استجابات RFP. يمنع المحور المركزي لمحتوى الاقتراح فريقك من إعادة كتابة الإجابات الحالية ، مما يسمح لك بجمع البيانات والاحتفاظ بأفضل الإجابات لاستخدامها في المستقبل.

لدينا الأمان لمعرفة أن معرفتنا آمنة ومتسقة. لا داعي للقلق بشأن فقدان أي خبرة في مجال الشركات الصغيرة والمتوسطة إذا استقال أحدهم أو أخذ إجازة. نحن لا نقضي ساعات في البحث عن الإجابات السابقة ونحاول معرفة من يفعل ماذا لأن جميع الأسئلة والأجوبة موجودة في RFP360.

بيفرلي بلاكلي جونز من ناشيونال جيوغرافيك ليرنينغ | دراسة حالة Cengage

تحسين دقة طلب تقديم العروض 

قد يكون من الصعب التعرف على الإجابات غير الصحيحة أو القديمة ، حتى بالنسبة لعضو الفريق الأكثر خبرة. عند إقرانه بالموعد النهائي سريع الانعطاف الذي يحدث عادة في طلب تقديم العروض ، فإن خطر توفير مركبات معلومات معيبة لسوء الحظ ، يمكن أن تكون المعلومات غير الدقيقة مكلفة للغاية لأنها قد تكلفك العمل الذي تهدف إلى متابعته. يمكن أن تؤدي الاستجابة غير الصحيحة لطلب تقديم العروض إلى الاستبعاد من الاعتبار أو المفاوضات المطولة أو التأخير في التعاقد أو ما هو أسوأ.

يعالج برنامج RFP المستند إلى السحابة هذه المشكلة من خلال السماح للفرق بتحديث ردودهم من أي مكان وفي أي وقت مع الثقة في معرفة أن التغيير ينعكس على مستوى النظام.

على سبيل المثال ، يعد هذا النوع من الوظائف أداة رائعة يجب توفرها عندما يخضع منتج أو خدمة لتحديثات متكررة تحتاج إلى تضمينها في استجابة قياسية. في كثير من الحالات ، في مواجهة هذا النوع من التغيير ، يجب أن تعمل الفرق من خلال مخطط تنظيمي كامل لضمان اعتماد التحديثات بشكل مؤسسي ثم المتابعة مع كل عضو لضمان إجرائها على المستوى الفردي مع التحقق من كل اقتراح قبل ذلك. أخرج. انها مرهقة.

يدير برنامج RFP المستند إلى مجموعة النظراء هذه التغييرات للأعمال التجارية بأكملها ويعمل كغرفة مقاصة واحدة لتطوير المحتوى.

تعزيز كفاءة طلب تقديم العروض

أكبر فائدة لبرنامج RFP هي مدى سرعة تحسين الكفاءة - بطريقتها الخاصة ، فإن الوقت الذي يستغرقه إنشاء RFP باستخدام هذا النوع من التكنولوجيا يمكن مقارنته بالفرق بين القيادة من الساحل إلى الساحل والطيران. العديد من حلول برامج RFP ، بما في ذلك RFP360 ، تعتمد أيضًا على السحابة ، مما يسمح بالنشر السريع ، مما يعني أن النتائج فورية تقريبًا.

Time to value (TtV) هي فكرة أن هناك ساعة تتعقب المدة التي يستغرقها العميل من العقد الموقع إلى "لحظة آه ها" عندما يفهمون تمامًا القيمة ويفتحون إمكانات البرنامج. بالنسبة لبرنامج RFP ، تحدث هذه اللحظة عادةً بعد أسابيع قليلة من توقيع العقد عندما يعمل المستخدم مع فريق تجربة العملاء في أول طلب تقديم عروض. يتم تحميل الإجابات القياسية والاقتراح الأول إلى النظام ، ثم لحظة ah-ha - يتعرف البرنامج على الأسئلة ويدرج الإجابات الصحيحة ، ويكمل في المتوسط ​​حوالي 60 إلى 70 بالمائة من RFP - في غضون لحظة. 

وجدنا أن واجهة RFP360 كانت الأكثر سهولة وسهولة في الإعداد والتشغيل. كان هناك منحنى تعليمي ضئيل للغاية بالنسبة لنا ، وقد سمح لأدائنا بالارتفاع على الفور تقريبًا.

إميلي تيبينز ، مديرة المبيعات لصيانة Swish | دراسة الحالة

يمنح تطور عملية طلب تقديم العروض المستخدمين وقتًا للعودة إلى التركيز على المبادرات الإستراتيجية رفيعة المستوى. 

لقد جعلنا بالتأكيد أكثر كفاءة. لقد أعاد لنا RFP360 وقتنا وسمح لنا حقًا باختيار واختيار مشاريعنا. لم نعد متحمسين بعد الآن. يمكننا أن نأخذ نفسا عميقا ، ونركز على أن نكون استراتيجيين ونتأكد من أننا نختار المشاريع المناسبة ونقدم استجابات جيدة.

براندون فايف ، مساعد تطوير الأعمال في CareHere

تقنية RFP ضرورية

  • أعمال تتجاوز طلبات تقديم العروض - برنامج الاستجابة ليس مخصصًا لطلبات تقديم العروض فحسب ، بل يمكنك أيضًا إدارة طلبات المعلومات (RFIs) واستبيانات الأمان والعناية الواجبة (DDQs) وطلبات المؤهلات (RFQs) والمزيد. يمكن استخدام التكنولوجيا لأي نوع من نماذج الأسئلة والأجوبة المعيارية ذات الإجابات القابلة للتكرار.
  • أفضل استخدام ودعم في فئته - ليس كل من يعمل على طلبات تقديم العروض مستخدمًا متميزًا. تتطلب طلبات تقديم العروض مدخلات من العديد من الإدارات وخبراء في الموضوع بمستويات متفاوتة من المهارة الفنية. اختر حلاً سهل الاستخدام وبديهيًا مع دعم عملاء ممتاز.
  • الخبرة والاستقرار - كما هو الحال مع أي مزود لتقنية SaaS ، يمكنك توقع تحديثات وتحسينات منتظمة من تقنية RFP الخاصة بك ، ولكن تأكد من أن الشركة لديها الخبرة لتقديم ميزات مفيدة حقًا يمكنك الاعتماد عليها.
  • الموسوعة المعرفية  - يجب أن يشتمل كل حل RFP على مركز محتوى قابل للبحث يسمح للمستخدمين بالتعاون بسهولة وتقديم تحديثات للاستجابات المخصصة لهم. ابحث عن حل يستخدم الذكاء الاصطناعي لمطابقة الأسئلة الشائعة مع إجاباتهم.
  • المكونات الإضافية والتكاملات الذكية - يجب أن تعمل تقنية RFP مع البرامج التي تستخدمها. ابحث عن المكونات الإضافية التي تسمح لك باستخدام قاعدة المعارف الخاصة بك أثناء العمل على استجابتك في برامج مثل Word أو Excel. يجب أن يتكامل البرنامج أيضًا مع CRM الأساسي والتطبيقات الإنتاجية لدعم عمليات RFP الحالية بسلاسة.

إضاعة وقت أقل وكسب المزيد من طلبات تقديم العروض

طلبات تقديم العروض تدور حول الفوز. إنها مصممة لمساعدة المشتري على تحديد الأفضل ، وكلما زادت سرعة إثبات أن عملك يناسب الفاتورة ، كان ذلك أفضل. يعمل برنامج RFP على تسريع عمليتك ليأخذك في الاعتبار بشكل أسرع ، ويغلق المزيد من الأعمال ويمنحك المزيد من الفرص للفوز.

نظرًا لأن فرق التسويق أصبحت أكثر تناسقًا وتعاونًا مع عمليات الإيرادات ، أصبحت تقنية RFP أكثر أهمية في العملية. لن يزول الطلب على ردود سريعة على RFP. لذلك لا تنتظر حتى لا يمكنك تحمل المزيد من أجل اعتماد التكنولوجيا التي توفر لك الوقت في طلبات تقديم العروض. منافسيك بالتأكيد لن يفعلوا ذلك.

اطلب عرضًا توضيحيًا لـ RFP360

ما رأيك؟

يستخدم هذا الموقع نظام Akismet لتقليل الرسائل الضارة. تعرف كيف تتم معالجة بيانات تعليقك.